Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Headhuntings und im Executive Search

HSH+S ist eine Management- und Personalberatung. Wir arbeiten im exklusiven Mandantenauftrag, vertraulich, individuell, projekt- und branchenbezogen. Aus diesem Grund können auch Kandidaten und Bewerber kompetente Antworten auf Fragen zur Organisation, Aufgabe und den Zielen unseres Kunden erwarten. Wir betreiben weder Personalvermittlung auf Basis großer Datenbanken, noch bieten wir Personalleasing, Interimsmanager und Zeitarbeitskräfte an.

HSH+S wird exklusiv beauftragt, wenn die Besetzung einer Position und Funktion wichtig, dringlich, vertraulich und/oder überlebenskritisch für das Unternehmen ist. Eine schlechte Besetzung kann zu Verlust von Know-how, hohen Folgekosten oder bei Top-Führungskräften zu Umsatz- und Ertragsverlusten bis zur Insolvenz führen.

Wissenswertes für Kandidaten und Bewerber

Bewerber reichen ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) üblicherweise im Rahmen eines Bewerbungsprozesses ein. Mit der wachsenden Digitalisierung finden sich auch aus Deutschland, der Schweiz und aus Österreich zunehmend fehlerhafte oder sogar fehlerhafte Lebensläufe. Dir freie Presse berichtet inzwischen regelmäßig über gefälschte Lebensläufe bis zu Hochschuldiplomen und Arbeitszeugnissen. Auch Politiker sind hier kein Vorbild mehr, insbesondere wenn eine Promotion vorliegt.

Es ist den Bewerbern, die wichtige Informationen verschweigen oder gar falsche Angaben machen, kaum bewusst, dass sie rückwirkend ihren Arbeitsplatz verwirken, wenn sie diesen unter Angabe falscher Informationen erhalten haben.

Weiterhin können erwünschte Verhaltensmuster durch Bewerbungstrainings einstudiert werden. Diese erschweren es den Entscheidern zunehmend, innerhalb eines kurzen Zeitraums die Persönlichkeit und Motivation eines Bewerbers zu erkennen. Über einen längeren Zeitraum lassen sich antrainierte Verhaltensmuster jedoch nicht authentisch aufrechthalten.

Mit dem Einreichen seiner Bewerbungsunterlagen, heute meist via E-Mail, willigt ein Kandidat (auch Bewerber) ein, dass HSH+S zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten berechtigt ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Gleichzeitig hat er das Recht, diese Einwilligung zu jeder Zeit zu widerrufen.

Die Aufgabe von HSH+S ist es dann, den Kandidaten einerseits fachlich und andererseits persönlich zu beurteilen. Neben der Prüfung seiner Unterlagen auf Plausibilität, Echtheit und Wahrheit ergänzen wir im Rahmen unseres Auftrags öffentlich frei zugängliche Informationen und vergleichen die Ergebnisse mit seinen Bewerbungsunterlagen.

Zu unserem Leistungsangebot gehört es zudem regelmäßig, auf vertraulichem Wege persönliche Referenzen einzuholen. Insbesondere im Executive Search beauftragen und vertrauen uns Unternehmen. Sie verlassen sich im Rahmen des uns exklusiv übergebenen Suchmandats darauf, dass wir sie und uns bei den am besten passend erscheinenden Kandidaten gut beraten bzw. absichern.

Auch in Deutschland ist die Referenzprüfung zu einem sehr wichtigen Baustein zur Beurteilung eines Kandidaten geworden. In den meisten europäischen Staaten ist seit jeher eine Referenzbefragung üblich, da dort weder eine vergleichbare Zeugniskultur, noch ein aussagekräftiger CV erwartet werden. Aufgrund der durch die Digitalisierung immer einfacher werdenden Manipulationsmöglichkeiten wächst die Notwendigkeit der Referenzprüfung deshalb auch in den deutschsprachigen Ländern.

Die Referenzbefragung ist regelmäßig ein fester Leistungsbestandteil eines HSH+S Headhunters oder HSH+S Personalberaters im Executive Search. Als professionell arbeitende Personalberatung sieht HSH+S diese Prüfung als ein wichtiges Element eines mehrstufigen Such- und Auswahlprozesses vor.

Anwendung und Handhabung des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften

Laut Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO dürfen wir Bewerberdaten zur Erfüllung von unseren vertraglichen Pflichten verarbeiten. In unserem Fall zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung erfolgt fast immer auf elektronischem Wege, da dieser dem Bewerber eine schnellere, einfachere und kostengünstige Bewerbungsform anbietet.

Folgende personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet:

• Name, Vorname
• Kontaktdaten (wie z.B. Email-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
• Bewerbungsunterlagen (wie z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen)

Nach Art. 6 Abs. 1 c DSGVO verarbeitet HSH+S die personenbezogenen Daten, da dies zur Erfüllung seiner rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist. Die Beauftragung durch einen Mandanten erfordert von HSH+S die Leistung, passende und geprüfte Kandidaten für eine bestimmte Aufgabe vorzuschlagen. Daraus resultiert ein berechtigtes Interesse unsererseits und von Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) auf Basis einer Interessenabwägung.

Das berechtigte Interesse kann weiterhin folgenden Zwecken dienen:

• Bewertung durch Anreicherung der personenbezogenen Daten durch Recherche öffentlich zugänglicher Informationen
• Bewertung durch Anreicherung der Daten durch vertrauliche Referenzprüfung bei unkritischen Dritten (z.B. früheren Arbeitgebern, Partnern, Kollegen)
• Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie Systemen und Prozessen
• Statistische Auswertungen, Analysen oder für ein Benchmarking.

Eine Personalberatung, die wie HSH+S ausschließlich im exklusiven Kundenauftrag arbeitet, hat die Aufgabe, dem Auftraggeber eine bewertete Auswahl von Bewerbern vertraulich offenzulegen. Insoweit besteht sowohl ein vertragliche Verpflichtung, als auch das berechtigte Interesse, personenbezogene Daten von Kandidaten oder von Dritten zu verwenden.

Diese personenbezogenen Daten gibt HSH+S weiterhin innerhalb des Unternehmens an die Mitarbeiter weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten von HSH+S und zur Umsetzung des berechtigten Interesses benötigen.

Neben dem Auftraggeber, der HSH+S mit der Personalsuche beauftragt hat, können gelegentlich auch von HSH+S eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) die Daten verarbeiten. Im weitesten Sinne sind dies IT-Dienstleister, Druckdienstleister, externe Rechenzentren, EDV-Unternehmen, Archivare, Compliance-Services, Datenvalidierung, Datenvernichtung, Kundenverwaltung, Research, Accounting, Telefonie, Steuerberater u.a. sowie öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, sofern HSH+S zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet ist oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt.

Weiterhin kann das berechtigte Interesse von HSH+S an der vertraulichen Datenweitergabe auch Institutionen Dritter wie Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und dem Auftraggeber angehörige Unternehmen, Aufsichts- oder Beiräte sowie Gremien und Kontrollinstanzen umfassen.

Eine Datenverarbeitung inländischer Personen außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur für eine kleine Auswahl an Bewerbern und mit deren ausdrücklichem Einverständnis statt.

HSH+S hat früh begonnen, seine Mitarbeiter im Rahmen des BDSG sowie der 2018 in Kraft getretenen EU-DSGVO zu schulen und regelmäßig auf Neuerungen aufmerksam zu machen. Unsere Kunden ebenso wie Kandidaten und Bewerber können deshalb darauf vertrauen, dass wir Sperrvermerke bzw. die Vertraulichkeit derer Daten und Informationen bestmöglich und nur im Rahmen der erlaubten Bestimmungen verwenden sowie gesetzliche Fristen einhalten.

Für Fragen auch zur DSGVO stehen wir gerne zur Verfügung. Im Übrigen verweisen wir auf unsere öffentlich zugänglichen Informationen zum Datenschutz als Download. Rückfragen beantworten wir gerne, bitte nutzen Sie hierfür unser Kontaktformular.