Onboarding in Unternehmen – warum so viele Mitarbeiter wieder gehen!

Daniel Haes

Mangelhafte Integration neuer Mitarbeiter und deren Folgen.

Wer heute einen neuen Mitarbeiter einstellt, hat beim aktuellen Fachkräftemangel bereits die erste Hürde genommen. Die Phase danach, das sogenannte Onboarding, gestaltet sich allerdings nicht minder schwierig. Viele Arbeitgeber vernachlässigen heutzutage die Integration ihrer neuen Mitarbeiter und setzen die nachhaltige und erfolgreiche Zusammenarbeit damit unnötigen Risiken aus.

Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist es unerlässlich, den Mitarbeiter umfassend in das Unternehmen einzubinden und an seinen neuen Aufgabenbereich heranzuführen.

Laut einer Studie der Aberdeen Group verfügen lediglich 32 % der Unternehmen über eine einheitliche Integration von neuen Angestellten. Im Vergleich dazu können Firmen mit einem strukturierten Onboarding-Prozess 91 % ihrer Mitarbeiter über das erste Jahr hinaus halten, wohingegen bei schlechtem Onboarding 70 % der Mitarbeiter innerhalb der ersten 12 Monate das Unternehmen wieder verlassen. Hierbei entstehen nicht selten Kosten in Höhe des 1,5- bis 3-fachen des Jahresgehalts, Unbeachtet sind dabei psychologische Effekte, wie die verminderte Produktivität oder auch geringere Interaktion mit Kollegen. Bemerkenswert ist, dass 15 % der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag an Kündigung denken.

Wie lässt sich dieses Risiko minimieren und was macht einen erfolgreichen Integrationsprozess aus?

Onboarding ist kein Vorgang, den man mit geringem Aufwand nebenbei betreibt, sondern setzt eine Vielzahl an Vorbereitungen, Abstimmungen und Planungen voraus.

Grundsätzlich startet die Integrationphase bereits mit der Vertragsunterschrift und endet nach der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr. Im besten Fall gibt man dem Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag ein paar Unternehmensinformationen an die Hand, mit denen er sich im Vorfeld auseinander setzen kann. So beschäftigt er sich entspannt mit der Unternehmenshistorie, den Firmenwerten und -richtlinien oder auch dem Einarbeitungsplan und verhindert eine Informationsflut am ersten Tag. In kleineren Unternehmen macht es Sinn, die IT-Abteilung direkt nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit der Beschaffung der Hardware (Computer, Telefon, Handy) zu betrauen, da dies in der Regel etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Die Aufgaben und Abläufe innerhalb des Einarbeitungsplans sollten für das gesamte Unternehmen standardisiert verfasst werden. Somit können Leitfäden und Checklisten erstellt und Verantwortlichkeiten und Terminierungen festgelegt werden. In diesem Plan sollten Ziele und Aufgabenfelder klar definiert und allen involvierten Mitarbeitern zugänglich sein. Hierbei bietet sich an, einen Kollegen als Paten festzulegen, der dem neuen Mitarbeiter in der Anfangszeit zur Seite steht und neben der Personalabteilung, dem Vorgesetzen und ggf. der Geschäftsführung als Integrationshilfe dient. Diese Person ist auch sehr wichtig für die soziale Einbindung in den Kollegenkreis, wie bei der ersten Kontaktaufnahme zu Ansprechpartnern oder zur Begleitung in die Pause. In der Funktion eines Vorgesetzten sollten Sie Gesprächstermine abstimmen, bei denen Sie gegenseitige Erwartungen und Ziele besprechen und ihr Feedback abgeben können. Nur so ist es möglich, dass Starthelfer, Coaches und Mitarbeiter im Gleichschritt agieren und ihre Erwartungshaltung regelmäßig abgleichen. Grundsätzlich sollten Sie als Vorgesetzter in Absprache mit der Personalabteilung bei all diesen Maßnahmen die Verantwortung für den gesamten Integrationsprozess übernehmen.

Gerade in den ersten beiden Wochen wird der neue Mitarbeiter eine Vielzahl an Informationen erhalten. Achten Sie darauf, dass der Input wohl dosiert und zielgerichtet vermittelt wird. Gedankenstützen wie Organigramme, Mindmaps und Bilder der Kontaktpersonen erleichtern die Einarbeitung. Eine organisatorische Mappe mit den wichtigsten Informationen zu Arbeitszeitregelung, Krankheit, Meetings, Corporate Identity und Verantwortlichkeiten kann zusätzlich beim Einstieg helfen.

Für einen konstruktiven und gelungenen Start empfiehlt sich, den Arbeitsplatz und Schreibtisch des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Mit einem vorher eingerichteten Computer (Benutzer-Profil, Email-Postfach, IT-Berechtigungen) und einer Auswahl an Arbeitsutensilien (Schreibmaterial, Taschenrechner, Telefon/Handy) fühlt sich der Mitarbeiter ebenso willkommen, wie bei einem speziell geplanten Welcome Day oder einem gemeinsamen Mittagessen mit den Kollegen.

Da der Mitarbeiter von Anfang an mit viel Elan in die Integration startet, macht es Sinn, diese Energie zu nutzen um ihn auch in zukünftige Aufgaben einzubinden und sein erworbenes Wissen zielgerichtet zu nutzen. Hier kann er von Anfang produktiv für das Unternehmen tätig sein und sollte auch mit positiver Bestätigung seiner Leistung motiviert werden.

In der Summe ist Onboarding ein bedeutender HR-Prozess, der sich positiv auf die Arbeitsleistung, die Motivation und die Identifikation mit dem Unternehmen auswirkt und voraussetzt, dass man sich intensiv mit der fachlichen, sozialen und kulturellen Integration des Mitarbeiters beschäftigt. Und nicht vergessen – auch Onboarding ist ein laufender Prozess, der sich mit dem Unternehmen verändern und regelmäßig hinterfragt werden muss.

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